লক্ষণ, কাজ ও প্রত্যাশা আলাদা করুন
মেনু না খুললে লিখুন কোন বোতাম ব্যবহার করেছেন, কী ডিভাইস ছিল এবং এরপর কী দেখেছেন। শুধু ‘মেনু খারাপ’ বললে একই আচরণ শনাক্ত করা কঠিন হয়। পাতা পুনরায় খোলার পরও থাকলে সেই তথ্য যোগ করুন।
কোনো নিয়মের প্রশ্ন হলে একই পদ্ধতি প্রযুক্তিগত ভাষায় লেখার প্রয়োজন নেই। সংশ্লিষ্ট সংখ্যা বা বাক্য এবং কোন অর্থটি অস্পষ্ট তা উল্লেখ করুন। সিক বো-র ক্ষেত্রে মোটের সঙ্গে তিনটি মুখ উল্লেখ করলে ব্যতিক্রম বোঝা সহজ হয়।
নিরাপদভাবে যোগাযোগ সম্পূর্ণ করুন
ইমেইলের বিষয় সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং প্রথম অনুচ্ছেদেই মূল প্রশ্ন দিন। ছবিতে যদি ব্যক্তিগত তথ্য থাকে, পাঠানোর আগে তা ঢেকে দিন। পুরো পরিচয় বা আর্থিক নথি দিয়ে সাধারণ প্রশ্নের উত্তর পাওয়ার প্রয়োজন নেই।
নতুন তথ্য পেলে একই কথোপকথনে যোগ করুন। নির্দিষ্ট উত্তর-সময় বা আর্থিক কাজের প্রতিশ্রুতি এখানে নেই; যোগাযোগের বিষয় হলো প্রকাশিত লেখা ও তার ব্যবহার। গোপন তথ্য ভুল করে পাঠালে সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্টের নিরাপত্তা ব্যবস্থা আগে নিন।